Technický nosič dat: druhy, požadavky a pravidla pro elektronická podání

Technický nosič dat je přenosné médium, na kterém lze uchovávat a předávat elektronické dokumenty, například CD, DVD nebo USB flash disk. Pro elektronické podání České obchodní inspekci lze použít CD, DVD a USB flash disk, přičemž nosič musí být čitelný v operačním systému Microsoft Windows 11.

Technický nosič dat lze doručit osobně nebo prostřednictvím poštovních a doručovacích služeb na podatelnu. Nosič musí být doplněn průvodním dopisem s identifikací odesílatele a bližšími údaji o podání. Na jednom nosiči může být předáno pouze jedno elektronické podání.

Co je technický nosič dat

Trvalým nosičem dat se rozumí nástroj, který umožňuje uchování informací tak, aby mohly být k dispozici během krátké doby přiměřené účelu informace, a reprodukci těchto informací v nezměněné podobě. V čl. 2 odst. 12 směrnice 2002/92/ES o zprostředkování pojištění je vymezen obdobně jako v bodě ad 1) výše pojem „trvalý nosič“ pojem „trvanlivé médium“ s tím, že zahrnuje zejména diskety, média pro mechaniky CD-ROM a DVD a pevné disky počítačů, na nichž je uložena elektronická pošta.

Dále je uvedeno, že se nezahrnují internetové stránky, ledaže splňují ve směrnici stanovená kritéria. Disky a nosiče dat jsou zásadní pro efektivní ukládání a přenos dat v dnešní digitální éře.

Nejčastější druhy technických nosičů

CD a CD-R

CD (Compact Disc) je formát digitálního optického datového nosiče pro audio záznam nebo pro počítačem čitelná data. Na základě tohoto formátu pak postupně vznikaly další typy CD nosičů, jako jsou CD-R (CD Recordable) pro jednorázový zápis dat, CD-RW (CD Rewritable) s možností vícenásobného přepisování či VCD (Video CD) pro ukládání digitálního videa.

DVD-R, DVD+R a přepisovatelná DVD

DVD (Digital Versatile Disc) je formát digitálního optického datového nosiče, který může obsahovat filmy ve vysoké obrazové a zvukové kvalitě nebo jiná data. Při vývoji DVD byl kladen důraz na zpětnou kompatibilitu s CD, takže se mu DVD disk velmi podobá.

Pod označením DVD+RW a DVD-RW se prodávají prázdné disky s možností vícenásobného přepisování dat. DVD+R byly dříve konkurenčními typy DVD-R.

Dnes již nezáleží na tom, který z těchto disků používáte - současná zařízení podporují oba. Rozdíl je ten, že DVD+R jsou o něco modernější verzí a dá se s nimi rychleji pracovat (například odpadá nutnost uzavírky médií po vypálení).

Jednou z výhod „mínusových“ DVD je vysoká kompatibilita - dají se spustit na starších a většině novějších zařízení. Starší zařízení však mohou mít problém se spuštěním DVD “plusových”.

USB flash disk

Flash disky jsou populární pro svou kompaktnost a snadné použití. Flashové solid state disky (SSD) se pro svou odolnost, přenositelnost, rychlost a energetickou úspornost stále častěji využívají v kombinaci s notebooky, servery a dalšími zařízeními.

V nabídce Technické nosiče dat se zapisují digitální zásilky z flashdisků, CD aj. Mohou být doručeny poštou, formou osobního doručení či kurýrní službou.

Externí SSD a pevné disky

Pro uživatele vyžadující vyšší rychlost a odolnost jsou k dispozici externí SSD disky, které nabízejí rychlý přenos dat a jsou odolné vůči fyzickým nárazům. Externí HDD disky jsou ideální pro zálohování velkého množství dat díky své vysoké kapacitě úložiště.

Vzhledem k tomu, že stále více lidí používá přenosné pevné disky k ukládání a přenášení velkých objemů soukromých i profesních informací, může hrát schopnost jejich zabezpečení jednu z hlavních rolí.

Technický nosič dat pro elektronické podání

Podání v digitální podobě je možné uskutečnit prostřednictvím datové schránky, zasláním e-mailové zprávy na elektronickou adresu pracoviště ČOI, na přenosném technickém nosiči dat v sídle pracoviště ČOI nebo prostřednictvím formuláře e-podatelny.

Přijímaným přenosným technickým nosičem dat s dokumenty v digitální podobě je CD, DVD a USB flash disk. Přenosný technický nosič dat musí být čitelný na operačním systému Microsoft Windows 11.

Přenosný technický nosič dat lze doručit osobně nebo prostřednictvím poštovních a doručovacích služeb na podatelnu na výše uvedené adresy. Na jednom přenosném technickém nosiči dat může být předáno pouze jedno elektronické podání.

Předaný přenosný technický nosič dat se vrací pouze na výslovnou žádost uplatněnou při jeho podání v podatelně. Přenosný technický nosič dat musí být doplněn průvodním dopisem, v němž musí být uvedena identifikace odesílatele (jméno, příjmení, adresa nebo e-mail) a bližší údaje o podání podaném na přenosném technickém nosiči dat.

Požadavky na soubory a datové zprávy

Pokud je součástí jednoho podání více elektronických souborů, musí být z podání zřejmé, který soubor je vlastním podáním a které soubory jsou jeho přílohami. Datová zpráva, u které byl zjištěn chybný datový formát nebo obsahuje škodlivý software, jenž může způsobit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných ČOI nebo ji nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, není podatelnou přijata ke zpracování.

V případě, že je odesílatel znám, bude o této skutečnosti vyrozuměn. Pokud bude zjištěn chybný datový formát nebo škodlivý software a nepodaří-li se ČOI vadu doručené datové zprávy ve spolupráci s jejím odesílatelem odstranit, nebude tato datová zpráva dále zpracovávána.

Ke zpracování podatelnou není dále přijata datová zpráva, je-li některá z jejích příloh chráněna heslem, a to i v případě, kdy je v datové zprávě heslo k otevření dotyčné přílohy uvedeno. Na nevyžádaná obchodní sdělení (SPAM) se odesílateli neodpovídá.

Maximální velikost datové zprávy

Maximální velikost jedné datové zprávy doručené informačním systémem datových schránek je 100 MB, e-mailem na elektronickou adresu podatelny je 20 MB, na přenosném technickém nosiči dat je 20 MB.

Přijímané datové formáty

Textové a kombinované dokumenty

• PDF, verze 1.7 a vyšší
• PDF/A, ISO 19005
• TXT
• ODT
• ODS
• RTF
• DOC/DOCX
• dokument ve formátu textového editoru Microsoft Word verze 6.0 a vyšší (nesmí obsahovat makro)
• XLS/XLSX
• PPT/PPTX
• HTML
• EML
• ZFO (datový formát ZFO je určen pouze pro účely zpracování technologickými datovými schránkami)

Kontejnerové formáty

• ZIP

Obrazové dokumenty

• PNG, ISO/IEC 15948
• TIF/TIFF, revize 6 - nekomprimovaný
• JPG/JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918
• MPEG-2, ISO/IEC 13818
• MPEG-1, ISO/IEC 11172
• GIF

Zvukové dokumenty

• MPEG-1 Audio Layer II nebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2)
• MPEG-1 Audio Layer III nebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3)
• WAV
• PCM

Databáze a XML

Databáze jsou přijímány ve formátu XML, kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition (DTD).

E-faktury

E-faktury jsou přijímány od 1. 1. 2019 v těchto formátech:

• UBL 2.1 ISO/IEC 19845:2015
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)
• isdoc/isdocx (Information System Document) verze 5.2 a vyšší

Elektronický podpis a náležitosti podání

Pokud podáváte podnět ke kontrole nebo dotaz, Vaše podání NEMUSÍ být elektronicky podepsáno a nemusí splňovat náležitosti podle § 37 správního řádu. Žádost o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, tj. písemná žádost o informaci podle tohoto zákona, nemusí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem.

Podání podle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem. Datové zprávy zaslané orgánům veřejné moci, jejichž náležitosti neupravuje právní předpis, nemusí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem.

Postup při převzetí digitální zásilky

Z legislativy vyplývá, že technické nosiče dat jsou v podstatě digitální dokumenty, a proto je třeba k nim takto i na příjmu přistupovat. Příjem z technických nosičů dat probíhá obdobně, jako příjem listinných zásilek v nabídce Příjem - Listinné zásilky.

Rozdíl jsou pouze v tom, že příjem má předvyplněný způsob vypravení - Osobně na podatelně a není povinné u vytvořeného dokumentu zadávat počet listů.

1. Stisknout tlačítko Nový.
2. Vybrat odesílatele (pokud nebyla použita akce Výběrové řízení).
3. Pořídit dokument - tl. Nový na záložce Dokumenty.
4. Vyplnit Věc.
5. Pořídit komponenty (přílohy) - na záložce Komponenty.
6. Po připojení komponent/y zavřít formulář komponenty tlačítkem Uložit a zavřít.
7. Vybrat zpracovatele.
8. Ve formuláři přijatého dokumentu použít tlačítko Předat ke zpracování.

Na záložce Komponenty lze tlačítkem Nový vybrat akci Soubor z nosiče (CD, disk) - připojíte vybraný soubor z technického nosiče dat. Vytvoření komponenty načtením souboru z disku počítače, externího disku či CD probíhá tlačítkem s ikonou žluté složky.

Původ komponenty bude "Ruční". Tlačítkem Nový - Soubor včetně externího podpisu nejdříve připojíte vybraný soubor, poté připojíte externí podpis (lze vybrat pouze soubor s příponou .p7s).

Tlačítkem Nový - Elektronický obraz (prostý sken), Konverze z moci úřední (Konverze LE), Konverze do digitální podoby dle §69a - možnost připojit další digitální komponentu, kterou máte v analogové podobě (např. průvodní dopis).

Dokument se přesune do nabídky Předávané, zpracovatel si jej může převzít v modulu Referent - K převzetí.

Bezpečnost technických nosičů

Pro státní úředníky, zaměstnance nemocnic, nebo kohokoliv, kdo potřebuje přenášet citlivé materiály v digitálním formátu, existují hardwarově šifrované USB klíče, solid state disky (SSD), přenosné pevné disky a softwarově šifrované DVD disky.

Všechny tyto produkty ochrání data na nich uložená před prohlížením neoprávněnými osobami, a to i v případě, že dojde k jejich ztrátě nebo odcizení. Flashové solid state disky (SSD) se pro svou odolnost, přenositelnost, rychlost a energetickou úspornost stále častěji využívají v kombinaci s notebooky, servery a dalšími zařízeními.

2,5“ pevný disk se 128 bitovým hardwarovým šifrováním tuto potřebu plně uspokojí, neboť umožňuje šifrování celého úložného prostoru v reálném čase, a to bez poklesu rychlosti během datových přenosů. Citlivá data, jako smlouvy, projektová dokumentace, nebo osobní korespondence, jsou často ukládána také na optické disky.

Záznamové DVD SecureSave DVD s 256 bitovým šifrováním představuje pohodlný způsob uložení a ochrany dat. Executive Secure má několik bezpečnostních funkcí, včetně výzvy k zadání hesla, algoritmů pro hešování hesel a systému zadávání hesla, který je chráněn před hackery tím, že po určitém množství neúspěšných pokusů o přístup automaticky smaže veškerá uložená data.

Technický nosič dat a elektronická přístupová média

Elektronická datová média jsou ústředními prvky moderní kontroly přístupu. Slouží k bezpečné, rychlé a pohodlné identifikaci oprávněných osob u dveří, spínacích bodů nebo systémů.

Podle provedení probíhá uvolnění přístupu pomocí karty, přívěsku na klíče, čipového klíče nebo transpondéru. To přináší větší kontrolu v každodenním provozu a zvyšuje ochranu v obytných budovách, kancelářích, komerčních objektech a veřejných prostorách.

Elektronická datová média pro spínací zařízení ukládají identifikační nebo přístupové údaje a předávají je vhodným čtečkám nebo řídicím jednotkám. Systém ověří uložené oprávnění a následně uvolní dveře, řízení osvětlení nebo jinou funkci.

Mnohá řešení pracují rychle, s nízkým opotřebením a jsou navržena pro každodenní použití s vysokým počtem uživatelů. Do sortimentu patří mimo jiné karty, transpondéry, bezdotykové klíče, čipové klíče a přívěsky na klíče.

Použití elektronických přístupových médií

• Kontrola přístupu: Pro vstupy do domů, kancelářské prostory, vedlejší místnosti a citlivé zóny.
• Řízení osvětlení: Aktivace světelných funkcí v budovách nebo užitných prostorách.
• Spínací zařízení: Uvolnění technických funkcí prostřednictvím definovaných uživatelských práv.
• Ochrana objektů: Vhodné pro obytné komplexy, správní budovy, průmysl a veřejné instituce.

Rozšířené jsou také speciální formy, jako jsou konfigurační karty nebo přenosné varianty pro mobilní použití. Díky tomu lze systémy kontroly přístupu přizpůsobit podle potřeby budovám, skupinám uživatelů a úrovním zabezpečení.

Výběr elektronického přístupového média

Důležitá je kompatibilita se stávající čtečkou, dveřní stanicí nebo celým systémem kontroly přístupu. Dbejte také na požadovanou konstrukční formu, například kartu, přívěsek nebo klíčový transpondér.

Pro silně frekventované prostory jsou vhodná robustní a snadno spravovatelná řešení. V objektech se střídajícími se uživateli jsou obzvlášť výhodné systémy s jednoduchým přidělováním práv.

Karty jsou vhodné pro organizovanou správu uživatelů ve firmách a institucích. Přívěsky na klíče a bezdotykové klíče jsou v každodenním provozu obzvlášť praktické, protože jsou rychle po ruce.

Konfigurační karty často podporují nastavení nebo úpravu jednotlivých zařízení. Kdo klade důraz na pohodlí, přehled a moderní bezpečnost, získá výhody z elektronického datového média, které přesně odpovídá stávající infrastruktuře a požadované oblasti použití.

Právní předpisy související s elektronickými podáními

Základní výčet právních předpisů, kterými se řídí činnost podatelny:

• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES.
• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
• Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů.
• Zákon č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti a o změně souvisejících zákonů (zákon o kybernetické bezpečnosti), ve znění pozdějších předpisů.
• Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů.
• Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů.
• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.
• Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.
• Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů.
• Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů.
• Vyhláška č. 82/2018 Sb., o bezpečnostních opatřeních, kybernetických bezpečnostních incidentech, reaktivních opatřeních, náležitostech podání v oblasti kybernetické bezpečnosti a likvidaci dat (vyhláška o kybernetické bezpečnosti).
• Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, ve znění pozdějších předpisů.

tags: #technicky #nosic #dat