Motocykl může být firemním dopravním prostředkem, pokud prokážete, že slouží k dosažení a udržení příjmů ve vztahu k vašemu podnikání. Pokud motocykl používáte jako dopravní prostředek pro podnikání, je nákladem podnikání, případně se při zařazení do dlouhodobého hmotného majetku dostává do nákladů prostřednictvím odpisů.
Souhlas s užíváním motorky na firmu by měl především jasně určit, kdo může motocykl používat, k jakému účelu, v jakém rozsahu a kdo odpovídá za jeho provoz, péči, dokumentaci a případné škody. Motocykl je silniční motorové vozidlo, takže se při podnikatelském využití vede obdobná dokumentace jako u ostatních vozidel používaných k podnikání.
Kdy lze motorku používat pro firmu
Výdajem neboli nákladem v podnikání je vše, co obhajitelně slouží k dosažení a udržení příjmů. Prokázání, že motorka slouží k podnikání jako dopravní prostředek a k udržení a dosažení podnikatelského příjmu, je na vás.
Motocykl může sloužit například ke služebním cestám, návštěvám klientů, obchodním schůzkám nebo jiným pracovním jízdám. Pokud najezdíte dost kilometrů za klienty nebo za účelem firemních schůzek, musí být jednotlivé cesty schopné obstát jako skutečné pracovní jízdy.
Specifická situace nastává, pokud někdo provozuje motorkářský obchod, protože v takovém případě mohou být motocykly a vybavení zbožím. Jako zboží můžete mít třeba 50 motorek.
Co má obsahovat souhlas s užíváním motorky
Souhlas může mít podobu interního písemného dokumentu, který vydá zaměstnavatel nebo jiná oprávněná osoba za firmu. Měl by být podepsaný firmou a uživatelem motocyklu, aby bylo zřejmé, že obě strany s podmínkami užívání souhlasí.
| Část souhlasu | Co uvést |
|---|---|
| Firma | Název, sídlo, IČO a osoba oprávněná jednat za firmu |
| Uživatel | Jméno, pracovní zařazení a případně číslo řidičského oprávnění |
| Motocykl | Značka, model, VIN, registrační značka, rok výroby, barva a objem motoru |
| Účel užívání | Služební cesty, návštěvy klientů, obchodní schůzky nebo jiné pracovní účely |
| Rozsah užívání | Pracovní jízdy a případně soukromé jízdy, pokud jsou povoleny |
| Předání | Datum předání, stav tachometru, počet klíčů, doklady a příslušenství |
| Náklady | Palivo, servis, opravy, pojištění, parkovné a další provozní výdaje |
| Evidence jízd | Povinnost vést knihu jízd a uvádět účel jednotlivých cest |
| Odpovědnost | Odpovědnost za škodu, pokuty, ztrátu dokladů, klíčů nebo vybavení |
| Vrácení motocyklu | Podmínky vrácení při skončení pracovního poměru nebo odvolání souhlasu |
Pracovní a soukromé používání
Souhlas by měl výslovně uvádět, zda je motocykl určen výhradně k pracovním cestám, nebo zda je povoleno také soukromé užívání. Užívání vozidla pro soukromé účely je odlišná otázka a nemělo by zůstat upravené pouze neformální dohodou.
Pokud zaměstnavatel určí místo parkování motorového vozidla zaměstnavatele bydliště zaměstnance, pak cesta do zaměstnání a zpět není soukromou cestou zaměstnance. Pokud se v tomto případě zaměstnanci přihodí při cestě z místa jeho bydliště do zaměstnání úraz, jedná se o pracovní úraz.
Souhlas by měl také určit, zda zaměstnanec smí motocykl půjčit jiné osobě, zda jej může používat mimo pracovní dobu a zda je povoleno cestování mimo území České republiky. Bez výslovného povolení by měl motocykl používat pouze určený zaměstnanec nebo podnikatel.
Evidence jízd a prokazování pracovního využití
Pokud do nákladů uplatňujete palivo, vedete si knihu jízd jako u auta. Kniha jízd by měla umožnit doložit, kdy byla cesta uskutečněna, odkud a kam vedla, kolik kilometrů měla a jaký byl její pracovní účel.
Prokazování bude na vás a co neprokážete, to vám finanční úřad doměří, pokud půjdete přes kontrolu. Při případné finanční kontrole záleží na tom, zda obhájíte, že motorku na firmě potřebujete a využíváte.
Kniha jízd může být prakticky náročná, zejména pokud s motorkou najedete větší počet kilometrů. O to důležitější je zapisovat jednotlivé jízdy průběžně a nespoléhat na zpětné doplňování údajů.
Daňové náklady spojené s motocyklem
Motorka evidovaná jako dlouhodobý hmotný majetek může být odepisována, čímž snížíte základ daně podobně jako u jiného firemního vybavení. Pokud je motocykl v dlouhodobém hmotném majetku, dostává se do nákladů prostřednictvím odpisů dlouhodobého hmotného majetku.
Výdaje spojené s provozem motorky, jako je palivo, servis, drobné opravy nebo nutné vybavení, mohou být uznány jako daňově uznatelné náklady. Podmínkou je jejich prokazatelná souvislost s podnikáním.
Pokud jste plátce DPH, můžete při nákupu využít odpočet DPH. Stejná otázka se může týkat také leasingových splátek, pokud firma motocykl pořídí prostřednictvím leasingu.
Palivo, servis a ochranné vybavení
U paliva je nutné vést evidenci jízd a být schopen doložit, že spotřeba odpovídá pracovním cestám. U motocyklu je třeba zohlednit také jeho sezónní charakter, protože v zimě nemusí být rozsah provozu stejný jako v hlavní motorkářské sezoně.
Pokud jde o vybavení, zejména pokud je povinné, například helmu nebo ochranné oblečení, může také souviset s podnikáním. Opatrnost je však na místě při opakovaném nákupu vybavení, protože potřebujete odpovídající řidičské oprávnění a musí být zřejmé, proč firma pořizuje více kusů.
Pokud bude motorka ve firmě jako dopravní prostředek, potřebujete na ni odpovídající řidičské oprávnění. Nákup pěti helem nebo šesti párů bot proto vyžaduje zvláštní vysvětlení, které musí odpovídat skutečnému využití ve firmě.
Silniční daň a paušální výdaj
Motocykl je silniční motorové vozidlo, ale silniční daň se z motocyklu neplatí. Samotné používání motocyklu v podnikání proto neznamená povinnost platit silniční daň.
U paušálního výdaje na dopravu je nutné konkrétní podmínky ověřit podle aktuální právní a daňové úpravy a podle způsobu, jakým podnikatel motocykl používá. Paušální výdaj nenahrazuje povinnost prokázat podnikatelskou souvislost, pokud se uplatňují jiné skutečné náklady.
Motocykl ve vlastnictví firmy
Při koupi motocyklu na firmu musí být správně identifikována firma jako kupující. Kupní smlouva na motocykl je závazný právní dokument, který potvrzuje, že došlo k převodu vlastnického práva od prodávajícího na kupujícího.
Základem kupní smlouvy je přesná identifikace stran, motorky, kupní ceny a jejího technického i právního stavu. U firmy se uvádí zejména název, sídlo, IČO a osoba oprávněná za firmu jednat.
| Část kupní smlouvy | Doporučené údaje |
|---|---|
| Smluvní strany | Jméno, adresa, případně IČO a kontaktní údaje |
| Motocykl | Značka, model, VIN, RZ, rok výroby, barva a objem motoru |
| Kupní cena | Cena, způsob a termín úhrady, případně záloha |
| Technický stav | Stav tachometru, servisní historie, známé vady a případné havárie |
| Právní stav | Vlastnictví, zástavy, leasing a jiná práva třetích osob |
| Předání | Datum předání, počet klíčů, doklady a příslušenství |
| Přepis | Kdo přepis zajistí, v jaké lhůtě a kdo zaplatí poplatek |
| Vady a záruka | Pravidla pro vady a případná dobrovolně poskytnutá záruka |
Smlouva může být uzavřena písemně i ústně, avšak s ohledem na důkazní situaci je vždy lepší uzavřít písemnou kupní smlouvu na motorku. V ideálním případě je smlouva podepsaná dvojmo a každá strana si nechá jedno vyhotovení.
Kontrola motocyklu před zařazením do firmy
Důkladná kontrola motorky před koupí by měla zahrnovat nejen její technický stav, ale také doklady, totožnost prodávajícího a právní historii vozidla. Ani dobře napsaná kupní smlouva na motorku sama o sobě nestačí, pokud si neověříte základní informace o vozidle a prodávajícím.
- Ujistěte se, že motorka má platnou technickou kontrolu, že VIN odpovídá skutečnosti a že souhlasí údaje o majiteli, typu a výkonu motorky.
- Ověřte, zda nejsou v dokladech zapsané zástavy nebo poznámky o leasingu.
- Ověřte totožnost prodávajícího a zjistěte, zda je skutečným majitelem motocyklu, případně zda má k prodeji ověřenou plnou moc.
- Pokud je prodávajícím firma, ověřte si ji v obchodním nebo živnostenském rejstříku.
- Ověřte, že motocykl není vedený jako odcizený nebo zatížený exekucí.
- Motorku fyzicky prohlédněte a před koupí uskutečněte zkušební jízdu.
Při prohlídce si můžete vzít s sebou mechanika, který může odhalit skryté vady a ušetřit vám náklady na jejich opravu po koupi. Kontrola by neměla končit u motoru, brzd a servisní historie, protože stejně důležité je prověřit, komu motocykl skutečně patří a zda údaje v dokladech a registrech odpovídají tomu, co vám prodávající tvrdí.
Přepis motocyklu na firmu
Jakmile podepíšete kupní smlouvu na motocykl, budete muset provést ještě přepis v registru vozidel. Bez tohoto kroku se neobejdete, protože až po něm budete coby nový majitel zapsaný jako vlastník.
Podle zákona o podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích musíte tento převod provést do 10 pracovních dnů ode dne převodu vlastnického práva. Pokud tak neučiníte, hrozí oběma stranám pokuta až do výše 50 000 korun.
V ideálním případě mohou přepis zajistit prodávající a kupující společně. Pokud se chce přepisu zhostit kupující, pak potřebuje od prodávajícího plnou moc k přepisu, která musí být úředně ověřená.
Změnu vlastníka můžete provést na kterémkoliv registru vozidel v České republice, protože tento úkon se neváže na místo bydliště původního majitele. Žádost můžete podat elektronicky prostřednictvím Portálu dopravy, datovou schránkou nebo e-mailem s kvalifikovaným elektronickým podpisem.
I po elektronickém podání je nutné navštívit zvolený obecní úřad obce s rozšířenou působností, kde předložíte potřebné doklady, uhradíte správní poplatek a převezmete nové doklady k vozidlu.
Doklady a poplatky při registraci
K přepisu budete potřebovat osvědčení o registraci vozidla a doklad totožnosti. Pokud jedná za některou ze stran zmocněnec, je třeba doložit také příslušnou plnou moc.
Pokud motorku kupuje pro podnikání OSVČ, bude k přihlášení potřebovat také živnostenský list a osvědčení o registraci na finančním úřadě. Pokud motorku kupuje pro podnikání právnická osoba, bude navíc potřebovat výpis z obchodního rejstříku.
| Motocykl | Správní poplatek | Elektronické podání přes Portál dopravy |
|---|---|---|
| Do 50 cm³ | 300 Kč | 240 Kč |
| Nad 50 cm³ | 500 Kč | 400 Kč |
Při elektronickém podání přes Portál dopravy je sleva 20 %, tedy 400 Kč u motocyklu nad 50 cm3 a 240 Kč u motocyklu do 50 cm3.
Odpovědnost uživatele a provozní pravidla
Souhlas s užíváním by měl upravit odpovědnost za běžnou péči o motocykl, dodržování dopravních předpisů, kontrolu technického stavu a včasné hlášení závad. Uživatel by měl firmu bez zbytečného odkladu informovat o nehodě, poškození, odcizení nebo ztrátě dokladů či klíčů.
Dokument může určit také povinnost parkovat motocykl na bezpečném místě, nepoužívat jej pod vlivem alkoholu nebo jiných návykových látek a svěřit servis pouze osobě nebo provozovně schválené firmou.
Pokud zaměstnanec motocykl používá i soukromě, měl by souhlas rozlišovat služební a soukromé jízdy. Toto rozlišení je důležité pro evidenci jízd, prokazování nákladů i posouzení případné odpovědnosti za škodu.
Co si pohlídat před podpisem souhlasu
- Ověřte, kdo je vlastníkem motocyklu a zda firma může motocykl uživateli svěřit.
- Uveďte přesnou identifikaci motocyklu podle dokladů a skutečného stavu.
- Popište účel pracovního využití a povolený rozsah jízd.
- Rozhodněte, zda jsou povoleny soukromé jízdy.
- Stanovte, kdo hradí palivo, servis, opravy, pojištění a další náklady.
- Uložte povinnost vést knihu jízd a uchovávat doklady o výdajích.
- Upravte odpovědnost za škodu, pokuty, nehody a ztrátu svěřených věcí.
- Určete podmínky vrácení motocyklu a odvolání souhlasu.
- Ověřte, že uživatel má odpovídající řidičské oprávnění.
- Dokument podepište ve dvou vyhotoveních a jedno předejte uživateli.
Správně připravený souhlas s užíváním motorky na firmu by měl spojovat interní pravidla používání, evidenci pracovních jízd, odpovědnost uživatele a pravidla pro úhradu nákladů. Samotné zařazení motocyklu do firemního majetku nestačí, pokud nebude možné doložit jeho skutečné využití pro podnikání.