Kalkulace nákladů silniční dopravy v Excelu

Kalkulace nákladů silniční dopravy v Excelu slouží k výpočtu nákladů nezbytně nutných pro zajištění přepravy, ke kontrole jejich vývoje a ke stanovení ceny dopravního výkonu. Základem je určit kalkulační jednici, shromáždit úplná a spolehlivá data, rozdělit náklady na jednotlivé položky a výsledky přepočítat například na jeden ujetý kilometr nebo jednu hodinu stání.

Excel umožňuje vytvořit přehledný model, do něhož uživatel dosazuje různé vstupní hodnoty a následně sleduje, jaké náklady bude mít s případnou zakázkou. Výsledkem může být cena za kilometr, cena za hodinu stání, celková cena přepravy, zisk nebo ztráta a cena výkonu včetně daně z přidané hodnoty.

Účel kalkulace nákladů v silniční dopravě

Kalkulací nákladů rozumíme výpočet nákladů nezbytně nutných pro zajištění produkce. A to bez ohledu na to, zda-li je produkcí myšlen nějaký výrobek nebo nějaká služba, obecně tzv. kalkulační jednice.

Účelem takového výpočtu je zjištění a kontrola množství nákladů a výpočet nákladů pro následné cenové kalkulace (pro ocenění produktu) zákazníkovi. Kritickými body každého takového výpočtu jsou zvolené postupy kalkulace nákladů, které musí být kompatibilní s vnitropodnikovými procesy.

Nepřímo z toho vyplývá, že i cenové kalkulace, tj. kalkulace ceny, musí být propojeny s vnitropodnikovými procesy. Jinými slovy jde o to, aby bylo možno přiřadit tržby z prodeje ke konkrétní jednotce produkce (tzv. přiřaditelnost výnosů), ke které jsou vztaženy náklady.

K tomu, abychom byli schopni kalkulovat náklady, musí být v podniku vedena často rozsáhlá evidence informací, které jsou k samotnému výpočtu nezbytné. Kvalita a kvantita těchto informací logicky ovlivňuje i přesnost daného výpočtu.

Kalkulační jednice pro silniční dopravu

Předpokladem je určení kalkulační jednice (předmět kalkulace), na níž budou náklady propočteny. Náklady na přepravu osob a zboží i na dopravní výkony (jízda dopravních prostředků) by měly zahrnovat veškeré náklady spojené s přepravními nebo dopravními výkony.

V silniční dopravě lze kalkulaci vztáhnout zejména k těmto výkonům:

• přepravená tuna podle druhu zboží;
• přepravní výkony v rozdělení na vnitrostátní a mezinárodní dopravu;
• ujetý kilometr automobilu;
• hodina provozu;
• hodina stání;
• výkony spojené s nakládkou a vykládkou zboží;
• ostatní výkony související s nákladní přepravou.

Volba kalkulační jednice ovlivňuje, jak budou vstupní údaje v Excelu uspořádány a jaké výsledky bude možné porovnávat. Pro běžnou kalkulaci provozu vozidla se často používá náklad na jeden ujetý kilometr, zatímco u čekání, nakládky nebo vykládky je vhodná sazba za jednu hodinu stání.

Úplnost kalkulace a náklady infrastruktury

Dopravní podniky infrastrukturu nevlastní a náklady na jejich provoz, opravy a rozvoj hradí různým způsobem (poplatky za použití, daněmi, v budoucnu mýtem atd.). Můžeme konstatovat, že náklady evidované v účetnictví dopravních podniků nejsou úplné a mezi obory dopravy srovnatelné.

Do kalkulace je proto nutné zahrnout také poplatky za použití dopravní infrastruktury, zejména mýtné, a další náklady, které přímo ovlivňují konkrétní trasu. Pokud některá položka v modelu chybí, může Excel zobrazit přesný výpočet, který však nebude představovat skutečné náklady přepravy.

Rozdělení nákladů na fixní a variabilní

Fixní náklady

Fixní náklady vznikají nezávisle na tom, zda jsou vaše vozidla v provozu či nikoli. Představují základní náklady vašeho podniku a musí být trvale kryty.

Patří sem zejména:

• financování vozidel nebo leasingové sazby;
• pojištění a daně;
• personální náklady na trvale zaměstnané řidiče;
• administrativní náklady a infrastruktura.

Protože jsou fixní náklady konstantní, jejich ekonomické zatížení při nízkém vytížení roste. Vysoké vytížení vozidel je proto rozhodující pro efektivní rozdělení těchto nákladů.

Variabilní náklady

Variabilní náklady vznikají přímo provedením přepravy. Mění se s počtem ujetých kilometrů, s využitím volných vozů a s konkrétními podmínkami nasazení.

Typické variabilní náklady jsou:

• náklady na palivo;
• poplatky za mýto;
• údržba a opotřebení;
• opravy a pneumatiky.

Tyto náklady lze ovlivnit provozními opatřeními, například optimalizovaným stylem jízdy, preventivní údržbou nebo efektivním plánováním tras.

Přímé a režijní náklady

Přímé náklady lze stanovit přímo nebo technickým propočtem na konkrétní kalkulační jednici. Režijní náklady nelze ke konkrétnímu výkonu přiřadit stejně snadno, a proto se rozdělují pomocí zvoleného kalkulačního klíče.

V kalkulaci je nutné rozlišovat také náklady provozní režie a správní režie. Provozní režie souvisí s řízením provozu střediska automobilové dopravy, zatímco správní režie souvisí s řízením podniku.

Kalkulační vzorec pro silniční dopravu

Kalkulace v silniční dopravě se obvykle člení do následujících položek:

Pohonné hmoty

Spotřeba pohonných hmot a mazacích olejů dopravních prostředků spotřebovaných v dopravním provozu. Nepatří sem spotřeba pohonných hmot a mazadel spotřebovaných při opravách a denní údržbě nebo k jiným technologickým účelům.

Jednou z nejdůležitějších nákladových položek jsou výdaje na pohonné hmoty. Komentář k metodice upozorňuje i na skutečnost, že vedle globálních vlivů mají na cenu pohonných hmot dopad i cenové a monopolní strategie distributorů pohonných hmot, provozovatelů čerpacích stanic a daňová politika státu v oblasti daně z přidané hodnoty a spotřebních daní.

Pohonné hmoty mohou představovat až 40 % celkových výdajů společnosti. V kalkulaci proto musí být uvedena cena jednoho litru, spotřeba vozidla a počet kilometrů, pro které se náklad počítá.

Pneumatiky a pryžové obruče

Spotřeba pryžových obručí, plástů, duší a vložek, snížená o cenu smontovaných obručí.

Pro praktický výpočet v Excelu lze náklad na pneumatiky rozdělit podle předpokládaného kilometrového výkonu sady. Do vstupní tabulky je možné zapsat cenu sady pneumatik a počet kilometrů, po které se předpokládá její používání.

Přímé mzdy

Tarifní (základní) mzdy a ostatní mzdová plnění, která lze stanovit přímým způsobem, na kalkulační jednici výkonu.

Do mzdových nákladů je nutné zahrnout také další výdaje spojené s pracovní silou, pokud jsou součástí kalkulace konkrétní přepravy, například diety nebo bonusy.

Odpisy dopravních prostředků

Odpisy dopravních prostředků představují rozložení pořizovací hodnoty vozidla do období jeho používání. V Excelu se mohou zadávat jako roční částka, případně jako částka na jeden kilometr podle předpokládaného ročního výkonu.

Opravy a udržování

Tato položka se člení na materiál, mzdy, zákonné pojištění a ostatní náklady na opravy a udržování.

• 51/Materiál: prvotní a druhotné časově rozlišené náklady na spotřebu materiálu použitého při opravě a údržbě, snížené o cenu odpadu;
• 52/Mzdy: mzdy a ostatní mzdová plnění vyplacená opravářům a údržbářům včetně ostatních pracovníků, kteří se na opravách podíleli;
• 53/Zákonné pojištění: zákonné sociální a zdravotní pojištění hrazené zaměstnavatelem podle platných předpisů kalkulovaného z objemu mezd;
• 59/Ostatní náklady na opravy a udržování: ostatní náklady na opravy a udržování zejména za vnitropodnikové a externě zúčtované faktury.

Ostatní přímé náklady

Tato položka se člení na sociální pojištění, cestovné, silniční daň a jiné přímé náklady. Mezi jiné přímé náklady patří zákonné pojištění motorových vozidel, havarijní pojištění vozidel a jiné přímé náklady.

Provozní a správní režie

Provozní režie zahrnuje časově rozlišené prvotní a druhotné náklady, související s řízením provozu střediska automobilové dopravy, které nelze stanovit (zjistit) přímým způsobem nebo technickým propočtem na kalkulační jednici dopravního nebo přepravního výkonu.

Správní režie zahrnuje časově rozlišené náklady související s řízením podniku. V Excelu je vhodné vést provozní a správní režii odděleně, aby bylo zřejmé, jaká část nákladů souvisí přímo s provozem vozidel a jaká část s celkovým řízením podniku.

Výpočet nákladů na jeden kilometr a hodinu stání

Výpočet celkových nákladů lze založit na těchto veličinách:

Postup při kalkulaci potom je:

1. náklady nezávislé se v prvém kroku vydělí roční dobou provozu vozidla a vypočtená hodnota se zapíše do nákladů sazby na hodinu stání vozidel;
2. náklady závislé na hodinách provozu v jednotlivých položkách kalkulačního vzorce se vydělí rychlostí a výsledek se uvede v nákladech za ujetý km.

V jednoduchém modelu lze náklad na jeden kilometr vypočítat jako podíl celkových nákladů a celkového počtu ujetých kilometrů. Náklady na jednu hodinu stání se vypočítají jako podíl nákladů určených pro stání a celkové doby stání za období.

Vstupní údaje pro Excel

Pro výpočet sazby dopravy je třeba vyplnit pole týkající se výdajů. Vhodné je oddělit vstupní údaje od výpočtů a výsledků, aby bylo možné snadno měnit předpoklady bez zásahu do vzorců.

Praktická vstupní tabulka může obsahovat tyto položky:

V tabulce je vhodné vést měsíční i roční hodnoty a současně vypočtený náklad na jeden kilometr. Tím lze porovnat náklady různých období a odhalit, zda se změna počtu kilometrů promítá do jednotkové ceny.

Výpočet spotřeby paliva v Excelu

Spotřeba vozidla se obvykle zadává v litrech na 100 kilometrů. Náklad na palivo pro zadanou trasu lze vypočítat tak, že se vzdálenost v kilometrech vynásobí spotřebou, vydělí číslem 100 a vynásobí cenou jednoho litru.

Pokud jsou ve sloupci B vzdálenost, ve sloupci C spotřeba a ve sloupci D cena jednoho litru, může výpočet vycházet ze vzorce:

=B2*C2/100*D2

Pro výpočet nákladu na jeden kilometr lze celkový náklad na palivo vydělit počtem kilometrů. Při sledování více tankování je vhodné evidovat datum, stav tachometru, množství paliva, cenu za litr a celkovou částku.

Pro evidenci jsem vytvořil jednoduchý a praktický formulář v Excelu, který se mi velice osvědčil. Evidencí čerpání pohonných hmot a oprav dostanete vaše výdaje za auto pod kontrolu.

První list „Zápisy čerpání a oprav“ obsahuje dvě tabulky. První slouží na zápis čerpání a druhá na zápis oprav, popřípadě nákup náhradních dílů.

Nad tabulkami je „záhlaví“, ve kterém se zobrazuje, jak se vyvíjí cena 1 litru, spotřeba po jednotlivých čerpání a malá tabulka s užitečnými statistikami. Například průměrná spotřeba, cena 1 km, dojezd na plnou nádrž, apod.

Evidování oprav, údržby a pneumatik

Pravidelná kontrola technického stavu vozidel a včasné odhalení případných závad mohou přispět ke snížení výdajů. Náklady na opravy a údržbu však musí být v kalkulaci zachyceny, i když v konkrétním měsíci nemusí vzniknout.

Druhý list „Informace o autě“ slouží primárně k vyplnění nezbytných hodnot o autě a pro funkčnost evidence. Jsou zde i pomocné výpočtové tabulky.

Zápisy jsou rozděleny do šesti tabulek:

• Auto: základní informace o autě;
• Spotřeba podle TP: spotřeba PHM a objem nádrže;
• Data prohlídek: termíny technické kontroly, měření emisí a počet dní na zobrazení upozornění předem;
• Fixní náklady: povinné a havarijní pojištění a případně cena dálniční známky;
• Statistiky: automatické statistické výpočty;
• Periodické úkony: například výměna oleje po 15 000 km.

Pod tabulkou je volba, zda chcete do nákladů na cenu 1 km započítávat i celkové opravy.

Mýtné, daně a pojištění

Dopad na hospodaření dopravních firem má také výkonové zpoplatnění infrastruktury. Bez ohledu na změny mýtných sazeb již samotné zavedení mýtného skokově zvýšilo náklady dopravců.

Mýtné může být zadáno jako částka za konkrétní trasu, sazba za kilometr nebo souhrnný náklad za sledované období. Zvolený způsob musí odpovídat kalkulační jednici a účelu výpočtu.

Do kalkulace se dále zařazují silniční daň, pojištění odpovědnosti dopravce, zákonné pojištění motorových vozidel a havarijní pojištění vozidel. Pokud se roční částka převádí na kilometr, je třeba ji rozdělit podle předpokládaného ročního kilometrového výkonu.

Prázdné jízdy a jejich vliv na cenu přepravy

Jedním z největších zdrojů nákladů v silniční nákladní dopravě jsou jízdy naprázdno. Každý nevyužitý kilometr způsobuje náklady, aniž by generoval tržby.

Hodnota vypočtená institutem automobilové dopravy jako jízdy za účelem oprav, cesty ze základny na nakládku atd. se v kalkulaci může zadat jako procentní podíl prázdných jízd.

Prázdné jízdy (%) lze v Excelu připočítat k plánované vzdálenosti nebo použít jako korekci jednotkového nákladu. Důležité je, aby byl zvolený postup v celém modelu používán stejně.

Vysoké vytížení rozděluje fixní náklady na více přepraveného nákladu a tím snižuje náklady na objednávku.

Zisk a cena výkonu

V kalkulaci výkonů se položka zisk (ztráta) vypočte jako rozdíl mezi sjednanou cenou a úplnými vlastními náklady.

Pro výpočet ceny se ziskem lze k nákladům na jeden kilometr přičíst zisk na jeden kilometr. Pokud se zisk zadává procentem, je nutné předem určit, zda se procento počítá z nákladů, nebo z výsledné prodejní ceny.

Výsledná tabulka může obsahovat náklad na jeden kilometr, zisk na jeden kilometr a cenu se ziskem:

Cenou výkonu se rozumí cena sjednaná (dohodnutá) podle platných cenových předpisů. Cena výkonu včetně DPH se vypočte připočtením daně z přidané hodnoty podle platných předpisů.

Návrh struktury excelového sešitu

Excelová tabulka, do níž uživatel dosazuje jednotlivé položky, může být koncipována pro pět vozidel. Pro větší vozový park by se hodil software, který by měl více funkcí tak, aby bylo možné lépe pracovat s mnoha variantami provozu v konkrétních firmách.

Praktický sešit může obsahovat tyto listy:

1. Vstupy: údaje o vozidle, palivu, mýtném, mzdách, pojištění a dalších nákladech;
2. Kalkulace vozidla: automatický výpočet měsíčních, ročních a jednotkových nákladů;
3. Kalkulace trasy: výpočet nákladů konkrétní cesty podle kilometrů, spotřeby, mýtného a prázdných jízd;
4. Evidence čerpání a oprav: skutečné záznamy o tankování, opravách a náhradních dílech;
5. Přehledy: souhrny podle měsíců, vozidel, tras a nákladových druhů;
6. Scénáře: porovnání různých cen paliva, vytížení, tras a ziskových přirážek.

První list „Zápisy čerpání a oprav“ obsahuje dvě tabulky. První slouží na zápis čerpání a druhá na zápis oprav, popřípadě nákup náhradních dílů.

Čtvrtý list „Přehledy“. Na tomto listu jsou kontingenční tabulky, které po měsících přehledně sumarizují náklady na čerpání a na opravy.

Po zadání čerpání nebo opravy je potřeba kontingenční tabulky aktualizovat.

Propojení listů, grafy a ovládací prvky

Pro úspěšné zvládnutí práce s příkladem v této kapitole je nezbytné seznámit se s některými pokročilejšími funkcemi Excelu. Prostudujte si nejprve problematiku propojování buněk mezi jednotlivými listy, tvorbu grafů a také práci s makry ve VBA včetně vkládání ovládacích prvků na list (stačí příkazové tlačítko).

Znalosti funkcí Excelu jako jsou úprava vzhledu listů, grafická úprava buněk, kopírování celých listů apod. považujeme za samozřejmé.

Propojování listů umožňuje zadat například cenu paliva pouze na jednom místě a automaticky ji používat v kalkulaci všech vozidel a tras. Stejným způsobem lze propojit údaje o mýtném, pojištění, ročním nájezdu a plánovaném vytížení.

Grafy mohou zobrazit vývoj ceny paliva, spotřebu po jednotlivých čerpáních, náklady podle měsíců nebo poměr fixních a variabilních nákladů. Přehledné grafické zobrazení usnadňuje odhalení odchylek od plánu.

Doporučujeme pro práci s tímto sešitem rozlišení obrazovky alespoň 1024 bodů na šířku. V opačném případě je viditelný výřez příliš malý a ztěžuje uživateli orientaci na listu.

Do určité míry si můžete rovněž pomoci snížením hodnoty zoomu pro celý list - v menu Zobrazit/Lupa nastavte méně než 100%, například 70%.

Evidence skutečných nákladů

Plánovaná kalkulace musí být porovnávána se skutečností. Vedoucí projektu potřebuje průběžně sledovat její vývoj a po ukončení prací a návratu z cesty vyhodnotit údaje o výnosech, nákladech i úspěšnosti předběžného kvalifikovaného odhadu.

Na celý projekt je připravena finanční bilance podle vstupních parametrů a kvalifikovaného odhadu objemu prací. Stejný princip lze použít u dopravní zakázky: před zahájením se vytvoří plán a po uskutečnění přepravy se doplní skutečné hodnoty.

Pro evidenci je vhodné zaznamenávat datum, vozidlo, řidiče, trasu, stav tachometru, počet kilometrů, množství paliva, cenu paliva, mýtné, dobu stání, opravy a další přímé náklady.

První list „Zápisy čerpání a oprav“ obsahuje dvě tabulky. První slouží na zápis čerpání a druhá na zápis oprav, popřípadě nákup náhradních dílů.

Tabulky jsou vytvořeny na 5000 zápisů. Záleží na vás, co vše chcete evidovat.

Kontingenční tabulky a měsíční přehledy

Kontingenční tabulky umožňují po měsících přehledně sumarizovat náklady na čerpání a na opravy. Stejným způsobem lze sledovat jednotlivá vozidla, druhy nákladů nebo konkrétní trasy.

V přehledech lze porovnávat plánované a skutečné hodnoty, sledovat vývoj průměrné spotřeby a vyhodnocovat náklad na jeden kilometr.

Statistiky se mohou počítat automaticky a zobrazovat se na listu s evidencí čerpání a oprav. Mezi užitečné statistiky patří průměrná spotřeba, cena 1 km a dojezd na plnou nádrž.

Zakázka a projektová kalkulace

Vedoucí projektu dostal za úkol realizovat jednorázovou zakázku pro zahraničního klienta, která je zároveň pilotním projektem a na jejím výsledku záleží také získání případných dalších kontraktů.

Sám vedoucí spolu s jedním externím spolupracovníkem (subdodavatelem) pojedou do zahraničí a na místě u klienta odvedou požadovanou práci. Klient uhradí cestovní náklady a za práci bude platit ve sjednané hodinové sazbě.

K dopravě na místo bylo určeno služební auto, které může být rovněž použito na místě k výjezdům pro klienta.

Cílové sledování financí je prováděno v českých korunách, protože to je naše hlavní účetní měna. Proto v tabulkách dochází k přepočítávání eura na koruny podle zadaných přepočítacích měnových kurzů.

Stejný princip lze využít při kalkulaci mezinárodní silniční dopravy. Náklady vzniklé v jiné měně se převedou podle zadaného kurzu do hlavní účetní měny a následně se zahrnou do celkové kalkulace.

Trasy, vytížení a prázdné kilometry

Volba správné trasy má přímý vliv na vaši nákladovou strukturu. Kromě vzdálenosti hrají roli také faktory jako mýtné, dopravní zatížení nebo jízdní doby.

Optimalizované plánování tras vám pomůže:

• vyhnout se zbytečným kilometrům;
• snížit prostoje;
• lépe odhadnout plánovatelné náklady.

Vysoké vytížení vozidel snižuje podíl fixních nákladů připadajících na jednu přepravu. Naopak nízké vytížení nebo jízda bez nákladu zvyšují jednotkové náklady.

Aby se zlepšilo využití vašich nákladních vozidel, můžete:

• cíleně hledat zpětné přepravy;
• objednávky lépe kombinovat;
• rozšířit svou síť zadavatelů.

Externí vlivy na náklady

Náklady na dopravu nevznikají izolovaně, ale z interakce několika interních a externích faktorů. Kdo těmto vlivům rozumí, může cíleně zasáhnout na správných místech a systematicky využít optimalizační potenciály, například při vytížení kamionů, plánování tras nebo při snižování jízdy naprázdno.

Kromě interních nákladových struktur působí na vaše náklady na přepravu také externí faktory. Ty obvykle nelze přímo řídit, je však nutné je zahrnout do plánování.

Patří mezi ně mimo jiné:

• kolísavé ceny nafty;
• sezónní poptávka a vytížení;
• dostupnost zpětných nákladů;
• dopravní zatížení a podmínky infrastruktury.

Právě vytížení a dostupnost vhodných navazujících zakázek mají přímý vliv na ekonomiku jednotlivých tras. Jízdy naprázdno nebo neefektivní vedení tras mohou výrazně zvýšit náklady na přepravu.

Optimalizace nákladů podle výsledků Excelu

Optimalizace přepravy znamená cíleně snižovat náklady na přepravu, aniž by byla ohrožena kvalita výkonu. Na rozdíl od pouhého výpočtu nejde pouze o zaznamenávání nákladů, ale o identifikaci a zavedení konkrétních opatření ke zlepšení.

Výpočet nákladů na přepravu přitom tvoří základ. Ukazuje, jak se jednotlivé složky nákladů skládají dohromady a kde leží ekonomické potenciály.

Teprve na tomto základě lze činit fundovaná rozhodnutí, například ohledně tvorby cen, plánování tras nebo vytížení vašich nákladních vozidel.

Vytížení vozidel

Jedním z největších zdrojů nákladů v silniční nákladní dopravě jsou jízdy naprázdno. Každý nevyužitý kilometr způsobuje náklady, aniž by generoval tržby.

Vysoké vytížení rozděluje fixní náklady na více přepraveného nákladu a tím snižuje náklady na objednávku.

Plánování tras

Volba správné trasy má přímý vliv na vaši nákladovou strukturu. Kromě vzdálenosti hrají roli také faktory jako mýtné, dopravní zatížení nebo jízdní doby.

Už malé úpravy zde mohou vést k znatelným úsporám.

Styl jízdy a technický stav

Při snižování nákladů se vyplatí věnovat pozornost především optimalizaci trasám jízdy a stylu jízdy řidiče, což se může projevit v nižší spotřebě paliva.

Pomůže také pravidelná kontrola technického stavu vozidel a včasné odhalení případných závad.

Volba vozidla a nakládka

Při hledání úspor se vyplatí věnovat pozornost také výběru vhodného vozidla, což je důležité zejména při přepravě běžného nákladu.

Optimálnější rozložení palet na návěsu může znamenat, že se náklad vejde do menšího prostoru, než se původně předpokládalo.

Při plánování nakládky je dobré vzít v úvahu povolenou celkovou hmotnost i zatížení náprav, abyste se vyhnuli pokutám.

Digitalizace výpočtu a automatizace

Manuální procesy stojí čas a jsou náchylné k chybám. Digitální řešení umožňují zefektivnit postupy a zvýšit transparentnost.

Typické přístupy jsou:

• digitální zpracování objednávek;
• automatizované plánování přeprav;
• sledování zásilek live.

Díky digitalizaci lze snížit administrativní náklady a činit rozhodnutí na základě aktuálních dat.

Využití nových technologií je jednou z cest, jak dosáhnout dalších úspor. Telematické systémy, TMS, plánovače tras nebo aplikace pro plánování nakládky mohou pomoci optimalizovat procesy, a tím snížit výdaje.

Digitální řešení nenahrazují zkušenosti a provozní know-how ve firmě. Doplňují stávající procesy a podporují při rozhodování.

Digitální nástroje poskytují data a návrhy. Hodnocení a realizace nadále probíhají prostřednictvím dispečinku a managementu.

Ne každý proces lze plně automatizovat. Největší přidaná hodnota vzniká tehdy, když jsou digitální řešení cíleně nasazena tam, kde vytvářejí transparentnost a zjednodušují opakující se úkoly.

Typické chyby při kalkulaci v Excelu

Opomenutí některých nákladů

Častou chybou je zaměřit se výhradně na jednotlivé položky nákladů, například na spotřebu paliva nebo mýtné. Náklady na přepravu však vznikají v souhře různých faktorů.

Pokud se optimalizuje pouze jedna oblast, mohou jinde vzniknout dodatečné náklady, například kvůli delším jízdním časům nebo nižšímu vytížení.

Efektivní optimalizace proto vždy zohledňuje celou nákladovou strukturu.

Nedostatečná datová základna

Bez spolehlivých dat je obtížné objektivně posoudit náklady na přepravu. Mnohá rozhodnutí pak vycházejí ze zkušeností nebo předpokladů, které ne vždy odpovídají skutečnosti.

Typické následky jsou:

• nepřesné kalkulace;
• chybné cenové nabídky;
• chybějící transparentnost ohledně ziskovosti jednotlivých jízd.

Systematická evidence a vyhodnocování nákladových a výkonnostních údajů jsou proto předpokladem pro jakoukoli optimalizaci.

Nesprávné rozdělení fixních nákladů

Protože jsou fixní náklady konstantní, jejich ekonomické zatížení při nízkém vytížení roste. Pokud se ve výpočtu rozdělí pouze podle kilometrů a nezohlední se doba provozu nebo stání, může být výsledná sazba zavádějící.

Krátkodobá optimalizace místo strategické

Opatření ke snížení nákladů jsou často přijímána krátkodobě, například prostřednictvím spontánních vyjednávání o ceně nebo výběrem levnějších možností v jednotlivých případech.

Taková rozhodnutí mohou být krátkodobě rozumná, ale nemusí nutně vést k udržitelnému zlepšení nákladové struktury.

Dlouhodobě rozhodující jsou:

• stabilní vytížení vašich kamionů;
• efektivní procesy;
• jasná cenová strategie.

Pouze tehdy, když se provozní opatření a strategické zaměření shodují, lze trvale optimalizovat náklady na přepravu.

Kalkulace pro malé a velké dopravní společnosti

Menší podniky často disponují menšími finančními rezervami. Rostoucí náklady nebo neefektivní procesy se zde rychleji projeví na likviditě.

Současně štíhlejší struktury nabízejí možnost rychleji realizovat opatření a pružněji přizpůsobovat procesy.

Větší společnosti naopak těží ze škálových efektů. To znamená: s rostoucí velikostí podniku klesají náklady na přepravu například díky lepším nákupním podmínkám nebo efektivnějšímu vytížení vozidel.

Současně jsou struktury často složitější. Optimalizace zde vyžadují více koordinace, ale při úspěšné realizaci mohou přinést větší úspory.

Majitel firmy je často zároveň i řidičem, řidič jezdí ve vozidle většinou sám, tudíž nemůže vytěžovat vozidlo nad rámec své zákonné pracovní doby.

Majitel firmy o zhruba pěti až deseti vozidlech řídí firmu, ale zároveň je i jejím provozním, obchodním, ekonomickým ředitelem. Majitel firmy také mnohdy zastupuje dispečera a někdy i zaskakuje za nemocného řidiče.

Část agendy dělají rodinní příslušníci nebo jeden zaměstnanec, na vedení účetnictví je zpravidla najata účetní firma, manažerské účetnictví se nevede.

Jednoduchý excelový model může být pro menší podnik vhodným nástrojem, protože umožní sledovat základní nákladové položky bez rozsáhlého informačního systému. U většího vozového parku však roste význam specializovaného softwaru a automatizovaných datových přenosů.

Tržní podmínky a cenotvorba

Výkony silniční nákladní a osobní dopravy byly až do roku 1991 regulovány, nicméně v dnešní době probíhá oceňování těchto výkonů výhradně na smluvním základě.

Deregulovaný tarif silniční nákladní vnitrostátní dopravy TR4 byl prohlášen referenčním tarifem pro základní orientaci dopravců a přepravců.

Jeho úroveň byla indexově zvýšena, nicméně ostrý konkurenční boj silničních dopravců vytvořil na trhu cenové úrovně, které jen vzdáleně připomínají svůj předobraz.

Vlastní cenotvorba je rozhodující. Pouze pokud vaše ceny odrážejí skutečné náklady, můžete dlouhodobě ekonomicky podnikat.

Vývoj nákladů a hospodářské vlivy

Náklady na dopravu se zvyšují z mnoha důvodů, například v důsledku zvýšení spotřební daně, opakovaného zvýšení DPH, růstu cen pohonných hmot, mýtných sazeb, rostoucích požadavků a tím i růstu pořizovacích cen nákladních vozidel, nákladů na jejich opravy, tlaku na zvyšování mezd řidičů atd.

Nelze ale opomenout ani zpřísňování podmínek provozu, jako je třeba větší důraz na kontroly povinných přestávek řidičů, páteční omezení provozu kamionů na dálnicích apod.

Na straně výnosů dopravců existuje řada faktorů, které negativně ovlivňují a svým způsobem znehodnocují volnou soutěž.

Malí a střední dopravci často balancují na hraně dluhové pasti v důsledku rostoucích nákladů a nerostoucích tržeb, čehož mnohdy zneužívají nejen zákazníci, ale i někteří velcí dopravci a speditéři, kteří si diktují podmínky.

Drtivou většinu nákladů na dopravu, jako třeba náklady na pohonné hmoty, mýto, pojištění atd., musí dopravce uhradit ihned, nejpozději do čtrnácti dnů, zatímco tržby za realizované výkony se k němu dostávají čím dál tím později.

Excelová kalkulace proto nemusí sledovat pouze rentabilitu přepravy, ale také plánované peněžní výdaje, splatnost faktur a časový rozdíl mezi úhradou nákladů a inkasem tržeb.

Průběžné vyhodnocování kalkulace

Optimalizace nákladů na přepravu je kontinuální proces, nikoli jednorázový projekt. Vyžaduje transparentnost vlastní nákladové struktury, porozumění hlavním faktorům ovlivňujícím náklady a důsledné zavádění vhodných opatření v každodenní praxi.

Rozhodující je přitom spojit provozní a strategické přístupy. Vysoké vytížení vašich kamionů, efektivní procesy a důkladné kalkulace tvoří základ ekonomicky úspěšných přeprav.

Digitální řešení vám mohou pomoci zpřístupnit data a podložit rozhodování. Největšího efektu však dosáhnete, když je cíleně integrujete do stávajících procesů a spojíte s vaším provozním know-how.

Kdo systematicky analyzuje a aktivně řídí své náklady na přepravu, vytváří předpoklad pro stabilní marže a dlouhodobou konkurenceschopnost v silniční dopravě.

tags: #kalkulace #nakladu #silnicni #doprava #excel