Karbonová kopie: význam zkratky CC v e-mailu

Karbonová kopie, anglicky carbon copy a zkráceně CC nebo Cc, je funkce elektronické pošty určená pro příjemce, kteří mají zprávu obdržet na vědomí, ale nejsou jejími hlavními adresáty. Osoby uvedené v poli Kopie vidí hlavní příjemce, ostatní příjemce v kopii i jejich e-mailové adresy.

Pole Komu je určeno lidem, od kterých se očekává odpověď nebo konkrétní krok, zatímco pole Kopie slouží především k informování dalších osob. Pokud potřebujete skrýt adresy příjemců před ostatními nebo zabránit jejich vzájemné komunikaci, použijte místo CC pole Skrytá kopie, anglicky blind carbon copy neboli BCC.

Co znamená karbonová kopie

Název Kopie pochází z anglického carbon copy a odkazuje na doby, kdy se ručně psané zápisy nebo dopisy duplikovaly pomocí listu uhlíkového papíru. Při psaní se mezi dva běžné listy vložil papír pokrytý tmavým pigmentem a tlak psacího nástroje vytvořil kopii na spodním listu.

Nápad nanést na papír tenkou vrstvu uhlíku a pořídit z něj kopii dal vzniknout termínu „carbon copy“ (zkráceně Cc) neboli uhlový papír známý také jako „kopírák“. V češtině je označován pouze jako kopie zprávy.

U anglických verzí poštovních klientů jsou kolonky nadepsány zkratkami „To“ a „Cc“, kde Cc je zkratka od Carbon Copy a ve volném překladu znamená „kopii přes průklepový papír“.

Co znamená CC v e-mailu

Pole Kopie umožňuje odeslat kopii e-mailu více příjemcům, kteří nejsou hlavními příjemci v poli Komu. Když píšete lidem v kopii, obvykle to znamená, že nejsou přímými příjemci zprávy a chcete je pouze informovat o situaci.

Hlavní příjemce uvidí e-mailové adresy, které jste zadali do pole Kopie, i případné odpovědi těchto osob. Stejně tak osoba uvedená v kopii uvidí odpovědi hlavního příjemce, pokud ji neodstraníte z pole Kopie, nebo pokud hlavní příjemce odpoví volbou Odpovědět místo Odpovědět všem.

Všichni obdrží kopii téhož e-mailu a uvidí vzájemně své adresy i odpovědi. Tím má každý přehled a konverzace vytváří transparentní záznam, aniž by bylo nutné odpovídat.

Rozdíl mezi poli Komu, Kopie a Skrytá kopie

Pole Komu by mělo být určeno pro hlavní příjemce vašeho e-mailu, tedy osoby, u nichž očekáváte, že po jeho obdržení odpoví nebo podniknou nějaký krok. Hlavními příjemci obvykle bývají ti, na něž je e-mail osloven v úvodním pozdravu.

Pole Kopie (Carbon Copy) slouží k informování osob, tedy „pro vaši informaci“. Pole Skrytá kopie (Blind Carbon Copy) slouží k ochraně soukromí, protože příjemci jsou před ostatními skryti.

Kdy použít pole Kopie

Kopie je užitečná funkce, pokud potřebujete, aby o vlákně e-mailu věděla a sledovala ho jedna či více osob kromě příjemce. Pokud například chcete, aby celý projektový tým věděl o něčem, co ovlivňuje práci všech, například o změně rozsahu nebo termínu, stačí tým uvést do kopie.

Do kopie je také vhodné vkládat osoby, které mají o vláknu e-mailu přehled, ale jejich vstup se nevyžaduje. Když například posíláte klientovi návrh, můžete do kopie přidat všechny, kdo jsou přímo zapojeni do projektu, aby měli přehled o své zpětné vazbě a o vaší následné diskusi.

Pokud se cokoli později eskaluje nebo zmíní v revizi, jsou vždy včas informováni. Kopie tak podporuje transparentnost a umožňuje vytvořit přehledný záznam komunikace.

Kdy pole Kopie nepoužívat

Vyhněte se poli Kopie, pokud váš e-mail nebo následné vlákno obsahuje citlivé či důvěrné informace. Když citlivé informace zašlete e-mailem jedné osobě, existuje riziko, že je přepošle nebo uloží.

Uvedení do kopie toto riziko zvyšuje, protože přibývají další příjemci, často včetně lidí, pro které obsah nikdy nebyl určen. Každý, kdo je u zprávy uveden v poli Kopie nebo Skrytá kopie, ji může přeposlat, pořídit snímek obrazovky nebo si ji uložit.

Vyhněte se Kopii také tehdy, když očekáváte, že osoba uvedená v kopii podnikne určitý krok. Lidé uvedení v kopii často předpokládají, že odpovídat nemusí, což může vést k zmeškaným úkolům nebo zpožděním.

Toto riziko roste, pokud do kopie zbytečně přidáváte velké množství příjemců, což rovněž zahlcuje doručenou poštu nedůležitým šumem. Vkládání celé distribuční listiny do kopie u rutinní aktualizace stavu vytváří jen šum bez prohloubení odpovědnosti.

Posílání e-mailu celému týmu o změně, která se ho netýká, může vést k zmatku. Obezřetní buďte také při vkládání někoho do stávající konverzace bez vědomí či souhlasu druhé strany, například když do vlákna s klientem přidáte nového zainteresovaného a klienta na to neupozorníte předem.

Co znamená BCC neboli skrytá kopie

Skrytá kopie je zkratka pro blind carbon copy. Funguje stejně jako Kopie, jen bez viditelnosti. Funkce Skrytá kopie umožňuje odeslat kopie téhož e-mailu více osobám, aniž by bylo prozrazeno, že jsou součástí hromadného e-mailu, a aniž by se odhalily e-mailové adresy ostatních příjemců nebo odpovědi na váš původní e-mail.

Příjemci Skryté kopie stále vidí, kdo je uveden v polích Komu a Kopie, ale neobdrží odpovědi od těchto příjemců. Pokud zadáte do pole Skrytá kopie více kontaktů, po jejich odpovědi obdržíte e-mail s odpovědí pouze vy.

Skrytou kopii používejte vždy, když potřebujete odeslat stejný e-mail více osobám, ale nechcete, aby věděly, že jsou součástí hromadného e-mailu, nebo aby mohly vidět e-mailové adresy ostatních příjemců.

Kdy použít Skrytou kopii

Skrytá kopie je užitečná pro ochranu soukromí osob, které vám daly svou e-mailovou adresu s tím, že ji bez jejich souhlasu nesdílíte. Když například posíláte aktualizaci o své firmě na e-mailový seznam, použijte funkci Skrytá kopie, abyste zajistili, že jednotliví příjemci neuvidí adresy všech ostatních, kdo se na daný e-mailový seznam zaregistrovali.

Skrytou kopii můžete použít i na sebe, když odesíláte e-mail ze sdílené nebo obecné týmové doručené pošty, abyste měli osobní záznam korespondence odeslané jménem svého týmu.

Skrytá kopie se hodí zejména tehdy, když kontakty navzájem neznají své e-mailové adresy nebo když není žádoucí, aby mezi sebou pokračovaly v následné konverzaci.

Kdy Skrytou kopii nepoužívat

Stejně jako u Kopie buďte obezřetní i u Skryté kopie, pokud váš e-mail obsahuje citlivé informace, nebo pokud máte podezření, že následné vlákno e-mailu bude obsahovat citlivé informace. Samotné pole Skrytá kopie nechrání obsah zprávy před příjemcem, který ji obdrží.

Vyhněte se Skryté kopii v situacích, kdy záleží na transparentnosti. Tajné přidání někoho do konverzace může, pokud vyjde najevo, poškodit důvěru a může být považováno za porušení e-mailové etikety.

Lepší je danou osobu otevřeně uvést do kopie nebo jí poslat samostatnou zprávu. Skrytá kopie by se neměla používat u probíhajících konverzací, například aktivního vyjednávání nebo konverzace s klientem, u nichž očekáváte, že osoba uvedená ve skryté kopii bude moci sledovat celou konverzaci.

Protože příjemci skryté kopie jsou z odpovědí vyloučeni, vystřihnete je právě z konverzace, kterou měli sledovat. Skrytá kopie proto není vhodnou náhradou za transparentní přidání účastníka do otevřeného e-mailového vlákna.

Co se stane při volbě Odpovědět a Odpovědět všem

Chování odpovědí může být matoucí, zvlášť když je do e-mailu zapojeno více příjemců. To, co se stane, závisí na tom, zda zvolíte Odpovědět nebo Odpovědět všem.

Neúmyslné kliknutí na Odpovědět všem místo Odpovědět může vést k úniku interních poznámek a informací ke klientům, nebo k omylu, kdy e-mail obdrží celý distribuční seznam. Jeden špatný klik může utlumit produktivitu vašeho týmu a dokonce ohrozit reputaci vaší firmy.

Pokud jste uvedeni v poli Komu nebo Kopie

• Kliknutím na Odpovědět odešlete svou odpověď pouze odesílateli.
• Kliknutím na Odpovědět všem odešlete svou odpověď všem, kdo jsou uvedeni v polích Komu a Kopie.

Pokud jste uvedeni v poli Skrytá kopie

• Kliknutím na Odpovědět odešlete svou odpověď pouze odesílateli.
• Kliknutím na Odpovědět všem odešlete svou odpověď všem, kdo jsou uvedeni v polích Komu a Kopie, ale ne ostatním příjemcům Skryté kopie.

Pokud osoba uvedená ve Skryté kopii odpoví všem, odpověď bude odeslána odesílateli a všem, kdo jsou uvedeni v polích Komu a Kopie. Adresa se sice stále nezobrazí jako příjemce Skryté kopie, ale odpověď může odhalit, že tato osoba byla zahrnuta v původním e-mailu.

Viditelnost příjemců v kopii a skryté kopii

Příjemci v poli Kopie nemohou vidět jména ani adresy nikoho, kdo byl v původní zprávě uveden ve Skryté kopii. Kontaktní údaje příjemců Skryté kopie se odhalí pouze tehdy, pokud na e-mail odpoví pomocí „Odpovědět všem“.

Obvykle nepoznáte, že jste byli na e-mail uvedeni ve Skryté kopii. Příjemci Skryté kopie jsou před ostatními příjemci skryti. Pokud obdržíte e-mail a vaše adresa se nezobrazí v polích Komu ani Kopie, pravděpodobně jste byli uvedeni ve Skryté kopii.

Osoby v polích Komu a Kopie se navzájem vidí, zatímco příjemci Skryté kopie jsou před všemi ostatními skryti. Příjemci Skryté kopie stále vidí, kdo je uveden v polích Komu a Kopie, ale neobdrží odpovědi od těchto příjemců.

Lze použít Kopii a Skrytou kopii současně

Ano. Osoby v polích Komu a Kopie se navzájem vidí, zatímco příjemci Skryté kopie jsou před všemi ostatními skryti.

Při současném použití obou polí tedy příjemci v kopii uvidí hlavní adresáty i ostatní osoby v kopii, ale neuvidí příjemce ve skryté kopii. Příjemci skryté kopie uvidí adresy v polích Komu a Kopie, ale jejich vlastní účast zůstane před ostatními skryta.

Karbonová kopie v profesionální komunikaci

V obchodním prostředí je zásadní znát rozdíl mezi Komu, Kopie a Skrytou kopií. Přidáte-li do kopie špatnou osobu, klient uvidí interní poznámku, kterou vidět neměl.

Zapomenete-li uvést rozhodující osobu do kopie, nikdy se nedozví o vláknu, které opravdu potřebovala. Správně zvolená kategorie příjemce pomáhá komunikovat jasně se správnými adresáty, předcházet zbytečným odpovědím, chránit e-mailové adresy příjemců a uchovat citlivé informace v bezpečí.

Kopie může být použita také jako formální způsob, jak někoho upozornit na probíhající situaci. Kopie lze využít i s určitým psychologickým záměrem, například když do zprávy zahrnete nadřízeného kvůli zpoždění způsobenému kolegou, který není ochoten spolupracovat.

Buďte však obezřetní, toto je krajní opatření a používat by se mělo, jen pokud ostatní způsoby komunikace selžou. Tajné přidání další osoby do komunikace může působit nátlakově a při odhalení narušit důvěru.

Ochrana soukromí a bezpečnost zpráv

Pokud jde o ochranu e-mailových adres vašich kontaktů před ostatními kontakty, je Skrytá kopie bezpečnější než Kopie. U Skryté kopie nemá příjemce žádnou možnost zjistit, že není jediným příjemcem e-mailu, pokud jsou všichni ostatní příjemci označeni jako Skrytá kopie, natož zjistit e-mailové adresy ostatních příjemců.

Skrytou kopii byste proto měli používat vždy, když nemáte svolení sdílet e-mailovou adresu kontaktu s kýmkoli dalším. Z hlediska ochrany zpráv před zachycením třetí stranou však není ani Kopie, ani Skrytá kopie bezpečnější.

Tu přináší pouze šifrování, nikoli volba konkrétního pole. Pole Kopie a Skrytá kopie řídí, kdo obdrží kopii e-mailu, nikoli co se s ní poté stane.

Pokud posíláte důvěrné informace, mějte seznam příjemců co nejkratší a zvažte šifrování samotné zprávy, aby její obsah zůstal chráněn i v případě, že skončí někde, kam neměla spadat.

Distribuční seznamy a hromadné e-maily

Každá zpráva elektronické pošty může mít až tři různé kategorie příjemců. Vedle hlavních adresátů a příjemců kopie totiž existují i příjemci tzv. slepé kopie.

Adresátů v obou kategoriích přitom může být více. Dokonce jejich počet není apriorně omezen, fakticky bývá omezen jen tím, kolik různých adres vám poštovní program umožní vepsat do příslušné kolonky.

Pokud ale častěji rozesíláte stejnou zprávu na více stejných adres, existují i chytřejší a efektivnější postupy než pokaždé vypisovat příslušné adresy do příslušných kolonek ručně. Jde o tzv. distribuční seznamy.

Ovlivňují pole Kopie a Skrytá kopie doručení e-mailu? Přímo ne. Posílání e-mailů velkému počtu příjemců pomocí polí Kopie nebo Skrytá kopie však může spustit filtry spamu.

U velkých skupin je lepší použít e-mailový seznam nebo službu pro rozesílání newsletterů. Pokud nechcete, aby kontakty ve vaší skupině kontaktů znaly adresy ostatních členů, můžete skupinu kontaktů zadat do pole Skrytá kopie.

Nejčastější otázky ke zkratkám CC a BCC

Je Skrytá kopie bezpečnější než Kopie?

Pokud jde o ochranu e-mailových adres vašich kontaktů před ostatními kontakty, je Skrytá kopie bezpečnější než Kopie. Z hlediska ochrany zpráv před zachycením třetí stranou však není ani Kopie, ani Skrytá kopie bezpečnější.

Je bezpečné posílat citlivé firemní informace pomocí polí Kopie a Skrytá kopie?

Záleží na tom, komu je posíláte - samotné mechanismy vás nechrání. Každý, kdo je u zprávy uveden v poli Kopie nebo Skrytá kopie, ji může přeposlat, pořídit snímek obrazovky nebo si ji uložit.

Co je lepší - Kopie, nebo Skrytá kopie?

Pokud chcete udržovat konverzaci se všemi původními příjemci svého e-mailu, je lepší použít funkci Kopie, protože všechny kontakty, které byly do e-mailu původně zahrnuty, obdrží všechny odpovědi.

Pokud je však důležité, aby kontakty navzájem neviděly své e-mailové adresy a nemělo dojít k pokračování e-mailové konverzace se všemi zúčastněnými, použijte Skrytou kopii, díky níž zůstanou kontaktní údaje příjemců utajeny.

Jaký je rozdíl mezi poli Kopie a Komu?

Pole Komu by mělo být určeno pro hlavní příjemce vašeho e-mailu, tedy osoby, u nichž očekáváte, že po jeho obdržení odpoví nebo podniknou nějaký krok. Pole Kopie je určeno pro osoby, které mají mít o zprávě přehled, ale obvykle se od nich nevyžaduje odpověď ani jiná činnost.

Může osoba uvedená v poli Kopie vidět příjemce Skryté kopie?

Ne. Příjemci v poli Kopie nemohou vidět jména ani adresy nikoho, kdo byl v původní zprávě uveden ve Skryté kopii.

Co se stane, když osoba uvedená ve Skryté kopii odpoví všem?

Odpověď bude odeslána odesílateli a všem, kdo jsou uvedeni v polích Komu a Kopie. Adresa se sice stále nezobrazí jako příjemce Skryté kopie, ale odpověď může odhalit, že tato osoba byla zahrnuta v původním e-mailu.

Ovlivňují pole Kopie a Skrytá kopie doručení e-mailu?

Přímo ne. Posílání e-mailů velkému počtu příjemců pomocí polí Kopie nebo Skrytá kopie však může spustit filtry spamu.

tags: #karbonova #kopie #zkratky